Microsoft Exchange es un sistema de correo con características que añade al correo tradicional otras funcionalidades como:

• Elementos de calendario, contactos, notas o tareas
• Convocatorias de reuniones, con consulta de disponibilidad de asistentes, aceptaciones o rechazos, etc.
• Sincronización con dispositivos móviles.

La versión más actualizada de Exchange nos ofrece una plataforma de mensajes más rápida y 10 veces más grande que el Lotus, ayudándonos a mejorar los niveles de fiabilidad y rendimiento, con funciones que simplifican la administración del correo electrónico, que protegen y controlan nuestras comunicaciones. Exchange 2010 es la solución más sencilla de alta disponibilidad y recuperación ante desastres.

Tus correos anteriores a la migración no los perderás, los podrás visualizar en Lotus, a partir de la migración comenzaras a recibir y enviar los nuevos correos en Exchange.

Ingresa a inter.com.ve/exchange  para iniciar la aplicación web de Exchange. La primera vez nos aparece:

Pantalla A: tilda la opción “Es un equipo privado”, luego escribe el Nombre del usuario y la Contraseña, que son los mismos de tu sesión de Windows

Pantalla B: en la que determinamos el IdiomaEspañol (República Bolivariana de Venezuela) y la Zona horaria (UTC-4:30 Caracas). Tal como se muestra:

A

B

La pantalla principal de  Exchange está compuesta de distintos paneles y barras de herramientas. Aunque el aspecto es diferente según las versiones y plataformas, todas comparten los mismos elementos:

1. Barra de navegación: muestra la dirección en la que se encuentra.

2. Panel de navegación: aquí se muestran las carpetas agrupadas en distintas vistas. En la parte inferior hay un panel con botones para cambiar entre las  de Correo, Calendario, Contactos y Tareas, y así mostrar las carpetas donde se guarda el correo electrónico, el calendario o la lista de tareas, respectivamente. Si deseas una visión completa de todas sus carpetas, utiliza la vista de  Carpetas, representada por el icono con forma de carpeta (si no estuviera visible, puedes mostrarlo pulsando sobre el panel con el botón derecho y luego en la opción Opciones del panel de exploración).

3. Barra de herramientas: los comandos que se usan con mayor frecuencia se encuentran aquí: Nuevo, Eliminar, Mover, Filtro, Ver, Buscar.

4. Ventana de información: muestra información acerca del correo electrónico, el calendario, los contactos y las tareas.

5. Panel de lectura: aquí se encuentra el contenido del correo. En la barra de herramientas puede elegir la opción de visualización: Ver (Derecha, Inferior o Desactivado)

Si, para consultar nuestra cuenta de correo Exchange, en un equipo distinto al de la oficina utilizamos la siguiente dirección, mediante el navegador de tu preferencia:

inter.com.ve/exchange

Sí, Exchange te permite sincronizar elementos de correo, calendario y contactos con dispositivos móviles. Actualmente, esta característica se puede encontrar en un amplio número de productos:

• iPad, iPhone e iPod Touch con iOS 2.0 o superior
• Teléfonos móviles con Android
• Modelos de móviles BlackBerry

Desde iPad, iPhone & iPod Touch ¿Cómo tengo acceso a mi correo electrónico Exchange?

A partir de la versión 2.0 del sistema operativo iOS para iPhone, iPod Touch e iPad, es posible en utilizar cuentas de correo Exchange para sincronizar correo, contactos y calendario.

NOTA IMPORTANTE: antes de realizar la sincronización y configuración de tu cuenta de correo Exchange en tu dispositivo móvil es recomendable realizar un respaldo completo de tus datos.

Los pasos para configurar una de estas cuentas son los siguientes:

1. Ir a Ajustes > Mail, contactos, calendario…

2. Pulsar en "Añadir cuenta" y selecciona Microsoft Exchange

3.  Introduce los datos solicitados y al finalizar marca Siguiente:

Correo: nombre.apellido@inter.com.ve

Dominio: intercable-corp

Nombre de usuario y Contraseña: los mismos de tu sesión de Windows

Descripción: en este campo identificas tu cuenta Exchange para diferenciarlas de otras que tengas configuradas en tu móvil. Ejemplo: Correo Inter

4. En caso de que aparezca una o varias pantallas de advertencia, indicar "Continuar" a cada una.

5. Luego aparece una pantalla para que introduzcas el nombre del servidor manualmente. En ese caso, debes indicar como nombre de servidor correo.inter.com.ve, además de los datos del punto 3 y pulsar "Siguiente" para que se verifiquen los datos.

6. En las propiedades de la cuenta, es posible seleccionar los elementos que se desean sincronizar: correos, contactos y calendario.

Ten en cuenta que sólo puede sincronizar el calendario y los contactos desde un único origen. Por ello, al configurar tu cuenta de correo Exchange ya no es posible sincronizar con calendarios locales a través de iTunes.

¿Cómo puedo configurar el correo Exchange en mi Android?

Podrás tener acceso en tiempo real a tu correo Exchange en el lugar donde te encuentres, a través de tu dispositivo móvil.

NOTA IMPORTANTE: antes de realizar la sincronización y configuración de tu cuenta de correo Exchange en tu dispositivo móvil es recomendable realizar un respaldo completo de tus datos.

Los pasos de la configuración de correo y el orden de las pantallas aquí señaladas pueden variar de acuerdo al equipo que poseas:

1. Debes ubicar “Correo electrónico” o "Ajustes" y  luego a "Cuentas y Sincronización". 

2. Ingresa tu cuenta de correo nombre.apellido@inter.com.ve y contraseña (las mismas de tu sesión de Windows) y luego "Siguiente" y selecciona Exchange Active Sync, tal como se muestra:

En caso de presentarse una pantalla de error, indicar “Continuar”.

4. Completa los campos solicitados:

Dominio\Nombre de usuario: Intercable-corp\Usuario (el mismo de tu sesión de Windows)

Contraseña: (la misma de tu sesión de Windows)

Servidor: correo.inter.com.ve

Tilda las opciones que aparecen y luego Siguiente, tal como se muestra:

5.  Aparecerá una pantalla de aviso de seguridad remota y le decimos "Aceptar".

6.  En esta etapa el equipo empieza a sincronizarse con el Servidor y automáticamente aparecen tildadas las opciones como se muestra en la pantalla, allí puedes configurar tu cuenta Inter como predeterminada o no y luego cuando termine de sincronizar dar "Siguiente".

7.  En caso que solicite establecer un nombre para identificar tu cuenta de correo para diferenciarla de otras cuentas que tengas configuradas en tu móvil, puedes colocar Correo Inter y  le indicas "Siguiente".

8. Finalmente, ya quedó configurado tu correo Exchange en Android.

¿Cómo configuro el correo Exchange en BlackBerry?

Para configurar tu equipo móvil BlackBerry, existen dos opciones:

1. BES (BlackBerry Enterprise Server), la mayor parte de los datos se mantiene en una red privada y cerrada. El BlackBerry tiene un enlace seguro directamente al entorno corporativo, ya que el servidor BES se encuentra en Inter. Además te ofrece las siguientes ventajas:

• Sincronizar los contactos de Exchange en tu libreta de direcciones del dispositivo móvil.
• Visualizar las carpetas de igual forma como las tienes en tu correo.
• Sincronizar el calendario, para fijar reuniones, confirmar asistencia o cancelar invitaciones.

Nota: BES no es compatible con BlackBerry Protect, sin embargo BES te permite borrar de forma remota los datos y bloquear el dispositivo en caso de robo o extravío del equipo móvil, de esta manera extraños no tendrán acceso a tu información y la podrás recuperar de forma rápida y segura, mediante el administrador del servidor.

2. La otra opción es BIS (BlackBerry Internet Service), en este caso la compañía de servicio telefónico es quien opera el servidor, el nivel de seguridad y protección de tu información es más bajo y las probabilidades de que alguien intercepte los datos son mucho mayores.

NOTA IMPORTANTE: antes de realizar la sincronización y configuración de tu cuenta de correo Exchange en tu dispositivo móvil es recomendable realizar un respaldo completo de tus datos.

A continuación, te indicaremos cuales son los pasos para configurar la cuenta Exchange en tu BlackBerry con BES:

1. Inicialmente debes enviar un correo a BES@inter.com.ve con tu usuario de Windows, para solicitar la contraseña de configuración de correo Exchange con BES. Luego recibirás la contraseña válida por 48 horas para proceder a la configuración.

NOTA: Si tienes actualmente configurada tu cuenta inter.com.ve en tu equipo móvil, debes eliminarla antes de continuar los siguientes pasos.

2. Ubica el icono Configuración, luego selecciona Cuentas de correo.

3. Debes seleccionar "Cuenta de empresa".

4. Aparece la siguiente pantalla escribe tu cuenta de correo nombre.apellido@inter.com.ve y la contraseña que recibiste por correo, dar a “Activar”.

5. Seguidamente el sistema comenzará a conectarse con el servidor y verificar la información de tu cuenta de correo.

6. Por último se te solicitará reiniciar el equipo para comenzar a disfrutar de tu cuenta de correo en el dispositivo móvil y de las aplicaciones de contactos, carpetas y calendario.

Así mismo, te explicaremos en algunos pasos la manera de configurar la cuenta Inter.com.ve en plataforma Exchange en tu equipo BlackBerry, con BIS:

NOTA: Si tienes actualmente configurada tu cuenta inter.com.ve en tu equipo móvil, debes eliminarla antes de continuar los siguientes pasos.

1. Ubica el icono Configuración, luego selecciona Cuentas de correo.

2. Debes dejar seleccionado "Agregar una cuenta de correo electrónico existente" Al ingresar, coloca los datos de tu cuenta Blackberry (si no posees esta cuenta debes ponerte en contacto con tu proveedor de servicio móvil) y luego hacer clic en Siguiente, en la siguiente pantalla, indicar  “Otros”.

3. Escribe tu cuenta de correo nombre.apellido@inter.com.ve y tu contraseña (la misma de tu sesión de Windows), dar a “Continuar”.

4. Al aparecer el siguiente mensaje dar "Aceptar".

5. Seguidamente, tildar la opción Outlook Web App o Exchange, completar los siguientes datos y al finalizar indica "Continuar".

Dirección de correo electrónico: nombre.apellido@inter.com.ve

Contraseña: (la misma de tu sesión de Windows)

URL de Web Access: https://correo.inter.com.ve/owa

Nombre de usuario: intercable-corp\usuario (el mismo usuario de tu sesión de Windows)

Nombre de buzón: Usuario (el mismo de tu sesión de Windows)

6. La configuración ha sido completada, aquí puedes Volver a configuración o en Firma y configuración cambiar la configuración de tu firma, al finalizar selecciona Guardar.

Si el idioma de las carpetas predeterminadas, (Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados y Correo no deseado), es distinto al configurado al inicio de la sesión, puedes configurarlo como si muestra:

Opciones > Ver todas las opciones > Configuración > Regional

Luego tildar la opción indicada en la pantalla y hacer clic en Guardar, esto es necesario realizarlo una sola vez, después el idioma que elijas determinará el formato de fecha y hora siguientes.

Con Exchange, puedes crear firmas para tus mensajes de correo que incluyan información como tu nombre, tus datos de contacto o simplemente un mensaje de despedida. Para crear nuevas firmas, diríjase a:

Opciones > Ver todas las opciones > Configuración > Correo electrónico

Las firmas pueden incluir referencias a páginas web o imágenes, aunque se recomienda que éstas tengan un tamaño pequeño.

Para recibir inmediatamente nuevos mensajes, pulsa la tecla F9 o sobre el botón    Comprobar mensajes  de la barra de herramientas.

Normalmente los mensajes de cuentas Exchange se envían y reciben inmediatamente, aunque también puede trabajar en modo desconectado en situaciones en que la conexión de red no esté disponible. Puedes comprobar en la barra de estado si dispones de conexión y las carpetas se encuentran actualizadas.

Exchange cuenta con una Lista global de direcciones, en la que podrás encontrar los contactos de Inter, para conseguir el que deseas al momento de crear un nuevo mensaje, debes ubicarte en el campo Para…, y escribe la(s) primera(s) letra(s) del nombre de la persona a la que deseas enviar el mensaje, luego pulsa en el teclado Ctrl+K para desplegar la lista de contactos que coinciden con lo escrito y al encontrarlo  puedes seleccionarlo presionando Enter o clic sobre el nombre del contacto.

Los contactos personales no aparecen en la Lista global de direcciones, sin embargo los puedes crear para almacenar la información sobre las personas con las que te comunicas, sus direcciones de correo electrónico, direcciones postales y números de teléfono.

Para crear un contacto, puedes ir a la carpeta Contactos y hacer clic en Nuevo.

1. En el Panel de navegación, hacer clic en Contactos.

2. En Contactos, en la barra de herramientas, hacer clic en Nuevo.

3. En la ventana del nuevo contacto, escribe la información que deseas sobre el contacto.

• Perfil incluye el nombre y la información sobre el trabajo del contacto.
• Usa Guardar como para seleccionar cómo deseas que el contacto se muestre en la carpeta Contactos.
• El apartado Contacto incluye la información de contacto del contacto, en la que se incluyen los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico.
  En algunos cuadros, se pueden usar las listas desplegables para registrar varias entradas. Por ejemplo, la lista Correo electrónico permite almacenar hasta tres direcciones de correo electrónico diferentes para un contacto (Correo electrónico, Correo electrónico 2 y Correo electrónico 3). También se puede almacenar varios números de teléfono, además del teléfono particular, el móvil y el del trabajo.
• Usa el apartado Direcciones para almacenar la dirección particular, la del trabajo y otras direcciones físicas de un contacto. También se puede designar qué dirección usar como dirección de correo predeterminada, para lo que debes hacer clic en Dirección de correo y seleccionar en la lista la dirección que desee.
• La sección Detalles es el lugar en el que puedes agregar datos adjuntos, por ejemplo un documento de Word o notas acerca del contacto.

4. Hacer clic en Guardar y cerrar o presiona CTRL+S antes de cerrar la ventana del explorador del formulario de contacto.

Puedes crear un contacto a partir de la información de los campos De: o Para: de un mensaje.

1. Ve a un mensaje de alguna de las carpetas de su buzón.

2. Hacer clic con el botón secundario en el nombre o la dirección de correo electrónico que deseas agregar a tus contactos y, a continuación, hacer clic en Agregar a contactos.

3. Se abre un nuevo formulario de contactos con el nombre para mostrar y la dirección de correo electrónico ya agregados.

4. Agrega la información que deseas y, a continuación, hacer clic en Guardar y cerrar.

Puedes crear un grupo para almacenar una lista de personas o grupos a los que deseas enviar mensajes de correo electrónico. Un grupo se puede utilizar para enviar el mismo mensaje a varios contactos. Para crearlos, en el Panel de navegación, hacer clic en    Contactos.

1. En Contactos, en la barra de herramientas, hacer clic en la flecha situada a la derecha del botón Nuevo.

2. Hacer clic en    Grupo.

3. En la nueva ventana de grupo, escribe la información sobre el grupo que deseas incluir.

• Nombre del grupo es el nombre para mostrar del grupo.
• En Miembros se pueden escribir los miembros que desea incluir en el grupo. También puedes agregar haciendo clic en Miembros. Esto abre la Libreta de direcciones. A través de la Libreta de direcciones, puedes buscar entradas en la libreta de direcciones compartida de la organización o en su carpeta Contactos. Cuando localices la entrada que estás buscando en la Libreta de direcciones, agrégala a la lista de miembros que deseas seleccionando el nombre.
• Notas es donde se puede agregar información relativa al grupo.

4. Hacer clic en Guardar y cerrar antes de cerrar la ventana del explorador del formulario de grupo.

La Las siguientes reglas y restricciones se aplican a las contraseñas de cuenta.

Reglas de contraseña:

• La contraseña puede tener una longitud máxima de 16 caracteres.
• La contraseña distingue mayúsculas de minúsculas.
• La contraseña puede contener letras mayúsculas y minúsculas.
• La contraseña puede contener números.
• La contraseña puede contener los siguientes caracteres ASCII: ` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = { } | [ ] \ : " ; ' < > ? , . /

Restricciones de contraseña:

La contraseña no puede contener ninguno de los siguientes elementos:

• Espacios
• Caracteres no incluidos en el alfabeto inglés
• La parte del nombre de cuenta de la dirección de correo electrónico (usuarioprueba@inter.com.ve)

Recuerda que la contraseña de Exchange OWA es la misma de tu sesión de Windows. Y para cambiar la contraseña debes:

• Hacer clic en Opciones > Cambiar contraseña. A continuación completa los campos requeridos: Contraseña actual, Contraseña nueva y Confirmar contraseña nueva. Para finalizar hacer clic en Guardar.

• Si no ves la opción para cambiar tu contraseña directamente en Opciones: hacer clic en Opciones > Ver todas las opciones y, a continuación, hacer clic en Cambiar contraseña.

El espacio disponible para su cuenta de correo Exchange es 10 veces más grande que en Lotus, aunque también es limitado y debes procurar no exceder su capacidad ya que dejarías de recibir nuevos mensajes. Dicha información está visible al desplazar y ubicar el puntero sobre tu nombre de usuario en el panel de navegación:

Las cuotas del buzón de correo ayudan a controlar el tamaño de los buzones de correo. Las cuotas de un buzón de correo son establecidas de modo automático por el plan de buzón de correo que se asigna al mismo. Se usan las siguientes cuotas de buzón de correo:

• Cuota de Emitir advertencia: Si el tamaño del buzón de correo alcanza o excede el límite especificado, el usuario recibe un mensaje descriptivo de advertencia.
• Cuota de Prohibir envío: Si el tamaño del buzón de correo alcanza o excede el límite especificado, no se pueden enviar mensajes nuevos desde el buzón y el usuario recibe un mensaje descriptivo de error.
• Cuota de Prohibir envío y recepción: Si el tamaño del buzón de correo alcanza o excede el límite especificado, el buzón no puede enviar ni recibir mensajes nuevos. Todos los mensajes que se envíen al buzón se devolverán al remitente con un mensaje de error descriptivo.
  Nota:   La cuota de prohibición de envío y recepción determina efectivamente el tamaño máximo del buzón.

Sí, es posible configurar la apariencia, seleccionando un tema y otras acciones con el botón Opciones.

El correo Exchange proporciona un mecanismo de retención de mensajes eliminados mediante el cual el servidor es capaz de recuperar mensajes que fueron eliminados hasta con 14 días de antigüedad. Para recuperar un mensaje que eliminaste accidentalmente, sitúate en la carpeta Elementos eliminados, hacer clic con el botón secundario, luego ubica Recuperar elementos eliminados.

A continuación, marca los mensajes que deseas recuperar y pulsa sobre el botón para recuperar en la parte superior izquierda de la ventana.

Tu buzón de correo tiene un conjunto de carpetas predeterminadas. Estas carpetas incluyen: Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados y Correo no deseado. De manera predeterminada, los mensajes que recibes se almacenan en la bandeja de entrada.

Sin embargo, puedes crear con los siguientes pasos:

1. Ubicándose en el Panel de navegación, sobre la carpeta predeterminada deseada, debes hacer clic sobre el botón secundario.

2. En el submenú seleccionar Crear nueva carpeta…

3. Luego aparece el cuadro para escribir el nombre que desea utilizar para la nueva carpeta, y para finalizar presionar Enter.

Luego de tener creadas tus carpetas, es posible organizar los mensajes recibidos con el comando Mover, ubicado en la barra de herramientas:

Puedes usar las reglas de la bandeja de entrada para redirigir, mover y eliminar automáticamente los mensajes a tu buzón de correo.

• Haga clic en Opciones > Crear una regla de Bandeja de entrada.

• Puedes crear también las reglas directamente a partir de los mensajes:

1. Hacer clic con el botón secundario en el mensaje en el panel de lista de mensajes.
2. Hacer clic en Crear regla o abre el mensaje y, a continuación, hacer clic en    Crear regla en la barra de herramientas.

• Para crear una nueva regla en blanco con la pestaña Reglas de Bandeja de entrada, hacer clic en   Nuevo…

• En *Cuando llegue el mensaje, selecciona la opción de tu preferencia:

• En Realice lo siguiente, selecciona la regla que deseas condicionar:

• Hacer clic en    para guardar su regla y vuelve a la ficha Reglas de bandeja de entrada.

Cada regla que crees ocupará el espacio en una sección oculta de su buzón de correo. Esta sección está limitada a 64 KB. La cantidad de espacio real que una regla utiliza depende de varios factores, como la longitud del nombre y la cantidad de condiciones que ha aplicado.

Al alcanzar el límite de 64 KB, se te avisará que no puedes crear ninguna regla más. Si sucede eso, tendrás que eliminar o simplificar algunas de las reglas existentes para poder crear más.

Algunas maneras de reducir el espacio mediante reglas son:

• Eliminar reglas que ya no necesita.
• Abreviar los nombres de las reglas.
• Combinar una o varias reglas que hagan lo mismo.
• Quitar criterios de las reglas.

Modo de REDIRECCIÓN automática de los mensajes a otra cuenta

1. Hacer clic en Opciones > Crear una regla de Bandeja de entrada.

2. En la ficha Reglas de bandeja de entrada, hacer clic en Nueva.

3. En *Cuando llegue el mensaje, y: seleccione:

   a.- Se recibió de…. cuando deseas redirigir los mensajes de un contacto específico.

   b.- Incluye estas palabras… cuando el mensaje esté identificado o incluya cierta(s) palabra(s).

   c.- [Aplicar a todos los mensajes] cuando se quiere redirigir todos los mensajes recibidos.

4. En Realice lo siguiente: selecciona Redirigir el mensaje a…

5. Selecciona la dirección a la que deseas que se envíe el correo haciendo doble clic en ella en la vista de la libreta de direcciones. Si la dirección a la que deseas redirigirlo no aparece, puedes escribir la dirección de correo electrónico en el campo Para ->

6. Hacer clic en Aceptar para guardar tus selecciones y volver a la ventana de la nueva regla.

7. Hacer clic en Guardar para guardar tu regla y volver a la ficha Reglas de bandeja de entrada.

Modo de MOVER automáticamente de los mensajes a otra carpeta

Realiza los pasos 1, 2 y 3 indicados anteriormente.

1. En Realice lo siguiente: selecciona Mover el mensaje a la carpeta…

2. Selecciona la carpeta, predeterminada o creada por ti, a la que deseas que se mueva el correo haciendo doble clic en ella en la vista del panel de navegación. Si la carpeta a la que deseas redirigirlo no aparece, puedes crearla en el campo Nueva Carpeta

Los pasos 6 y 7, se realizan nuevamente.

Modo de ELIMINAR automáticamente de los mensajes recibidos

Realiza los pasos 1, 2 y 3 indicados en modo de redirección de los mensajes.

4. En Realice lo siguiente: selecciona Eliminar el mensaje…

5. Puedes agregar acciones y/o excepciones, para complementar la regla.

Y para finalizar repite los pasos 6 y 7.

Para crear una convocatoria de reunión, crearemos una nueva cita en el calendario, utilizando el botón Nuevo (si seleccionamos primero el intervalo sobre el calendario, la nueva cita ya contendrá las fechas y horas de inicio y finalización correctas).

A continuación hay que invitar a los participantes. Para ello, utilizaremos la pestaña Asistente de programación e iremos agregando asistentes. En el panel de la derecha podemos comprobar la disponibilidad de éstos si la han hecho pública (por defecto se publica la disponibilidad de 2 meses, pero se puede configurar desde Herramientas > Opciones > Preferencias > Opciones del calendario). Por último, rellenaremos el resto de detalles y pulsaremos el botón Enviar.  

Cada uno de los asistentes recibirá un mensaje con la convocatoria y se le solicitará una confirmación de asistencia o rechazo. Si aceptamos la convocatoria, la cita se añadirá automáticamente a nuestro calendario y notificaremos al convocante.

Si, otra característica interesante de Exchange OWA es que puede ofrecernos visualizaciones de documentos con formatos comunes, tales como Excel, Word o Acrobat PDF, de modo que podemos ver el contenido en una página web, sin necesidad de instalar estas aplicaciones.

Cuando el elemento se abre (o se obtiene una vista previa de éste), sólo debes hacer clic en [Abrir en el explorador], junto al nombre del archivo de datos adjuntos que aparece en la información del elemento.